Was lief hier falsch?

Erst GastroZürich, nun der Quartierverein Witikon in der Zeitung wegen Griff in die Vereinskasse. In beiden Fällen laufen die Untersuchungen noch, so dass über die genauen Hintergründe hier nur spekuliert werden könnte. Aber was in beiden Fällen ähnlich ist, das blinde Vertrauen des Vorstandes und der Revisoren. 

Von aussen fragt man sich leicht, wie war das möglich? Warum wurde nicht genauer hingeschaut? Da gibt es, wie so oft, eine Beziehungs- und eine Sachebene.

Beziehungsebene

In beiden Fällen war die fehlbaren Amtsinhaber bereits lange in ihrer Funktion. Man kannte sich. Es es läuft insgesamt ja gut. Da ist kein Platz für Misstrauen. Das ist die Situation in vielen Vereinen in der Schweiz. Und in den wenigsten Fällen kommt es auch zu einem Fehlverhalten des Kassiers oder der Geschäftsführung. Diese Nähe vereinfacht auch den Ablauf und spart Zeit und Energie.

Nur: Blindes Vertrauen schafft die Gelegenheit, und diese nun Diebe.

Sachebene

Die Sachebene bezieht sich auf die Methoden und Techniken. Diese sind einfach zu lernen.

Wie könnte es besser laufen?

Auf beiden Ebenen sind Massnahmen möglich. Sie sollen in erster Linie dazu dienen, das Vermögen des Vereins, und damit auch die Interessen der Mitglieder, zu schützen.

Beziehungsebene

Es sinnvoll, wenn die Revisionsstelle genügend Abstand zu Vorstand und insbesondere Rechnungsführung hat. Mitglieder der Revisionsstelle sollten damit weder mit dem Vorstand noch mit der Rechnungsführung eine nahe Beziehung haben, sei dies verwandtschaftlich oder geschäftlich. Allerdings dürfen die Mitglieder der Revisionsstelle auch Vereinsmitglieder sein. Nicht jedoch, wenn eine eingeschränkte Prüfung zu erfolgen hat, hier muss die Revisionsstelle unabhängig sein.

Sachebene

Grundsätzlich gilt ja bei Vereinen, dass keine qualifizierte Rechnungsprüfung stattfinden muss. Ausnahmen sind dann gegeben, wenn die Umsatzlimiten gemäss ZGB Art. 69b überschritten werden. Hier muss eine ordentliche Prüfung nach OR stattfinden. 

Was aber ist für die Mehrheit der Vereine sinnvoll? Zwei Massnahmen können über die Richtigkeit der Buchführung Auskunft geben.

• Kassensturz unter dem Jahr
• Prüfung der Jahresrechnung mit Bilanz und Erfolgsrechnung, und wo vorhanden der Nebenbuchhaltungen

Kassensturz unter dem Jahr

Unangekündigt suchen die Revisoren die Rechnungsführung auf. Wie der Name sagt, werden die Barbestände mit dem Kassenbuch überprüft. Es werden aber auch alle anderen Geldbestände überprüft. Dabei muss die Rechnungsführung Einblick in das Online-Banking für die Bankkonti oder Postfinance-Konti geben. Mit einer solchen Prüfung werden die Bestände überprüft, aber auch, ob die Buchhaltung aktuell nachgeführt wird. Natürlich darf es dabei auch einige, erklärbare Restanzen geben. Die Befunde und allfällige Massnahmen sind schriftlich in einem Prüfprotokoll festzuhalten. Das Ergebnis ist mir der Rechnungsführung zu besprechen. Eine Kopie des Prüfprotokolls ist dem Vorstand zuzustellen.

In der Regel ist eine solche Prüfung innerhalb einer Stunde abgeschlossen.

Prüfung der Jahresrechnung

Die Jahresrechnung wird auf Einladung der Rechnungsführung nach Abschluss des Rechnungsjahres und vor der Mitgliederversammlung durchgeführt. Dabei werden die Aktiven und Passiven in ihren Beständen überprüft. Die Buchungen werden anhand, je nach Umfang auch nur Stichprobenweise, überprüft. Ebenso werden Nebenbuchhaltung, zum Beispiel Kreditoren oder Debitoren, mit dem Hauptbuch überprüft.

Zudem wird überprüft, ob die Ausgaben gemäss Statuten oder nach Reglementen erfolgt.

Die Ergebnisse der Prüfung und allfällige Massnahmen werden schriftlich in einem Prüfprotokoll festgehalten. Eine Kopie ist dem Vorstand zuzustellen.Zudem wird zuhanden der Mitgliederversammlung verfasst. Er soll dabei darüber Auskunft geben, ob die Buchhaltung ordnungsgemäss geführt wurde und damit dem Vorstand Entlastung (Déchargé) erteilt werden kann.

Diese Prüfung kann bei kleineren Vereinen auch innerhalb einer Stunde durchgeführt werden.

Eine Checkliste zur Prüfung der Jahresrechnung hilft, die Arbeit strukturierte durchzuführen und gleichzeitig zu protokollieren.