Projektwürdigkeit

Die Prüfung eines Vorhabens auf seine Projektwürdigkeit hat verschiedene Vorteile:

• Projektitis wird verhindert,
• Grundlagen für die Einordnung ins Projektportfolio werden erarbeitet,
• Erster, wenn auch grober, Ressourcenbedarf wird ermittelt,
• Ein erstes Bild über mögliche Risiken entsteht.

Projektitis verhindern

Es tönt ja schon cool, wenn jemand sagen kann, dass er ein Projekt «hat». Ein Projekt ist aber immer ein ausserordentlicher Aufwand, dem ein entsprechender Nutzen entgegenstehen soll. Dieser Nutzen soll nicht nur die Kosten für den Aufbau einer Sekundärorganisation decken, sondern nach Projektende dem Unternehmen nachhaltig entweder mehr Gewinn bescheren oder weniger Kosten verursachen.

Natürlich gibt es viele Vorhaben, welche projektmässig abgewickelt werden können, aber nicht alles, was nicht allzu alltäglich ist, ist auch ein Projekt. Neben den gängigen Kriterien, welche ein Projekt auszeichnen, wie Einmaligkeit, Neuartigkeit, erhöhte Risiken, zeitliche Befristung, usw. sollen die nachstehenden Informationen der Grundlagen helfen, ein Vorhaben auf die Projektwürdigkeit zu beurteilen.

Grundlagen erarbeiten

Einige grundlegende Informationen zu einem Vorhaben sind notwendig, um die Projektwürdigkeit beurteilen zu können.

Zielsetzung

Was soll mit dem Vorhaben erreicht werden. Ist die Zielsetzung nach der SMART-Formel niedergeschrieben? Dies verhindert, dass aus Gedankenblitzen «man sollte doch mal …» Projekte ins Leben gerufen werden, welche keinen Nutzen stiften. Lustig oder spannend können solche Vorhaben alleweil sein, aber nicht mehr wirtschaftlich.

Möglicher Nutzen

Natürlich kann noch keine Planerfolgsrechnung erstellt werden. Aber erste grobe Überlegungen mit ersten Schätzungen müssen vorgenommen werden. Können wir damit den Umsatz mit einem Erfolgsbeitrag steigern? Senken wir nachhaltig die Kosten? Können wir ein neues Produkt auf den Markt bringen? Dieser Nutzen ist grob, aufgeteilt nach einmalig und wiederkehrend, zu schätzen.

Möglicher Aufwand

Genauso wie der Nutzen nicht genau berechnet werden kann, ist die beim Aufwand auch nicht möglich. Dabei geht es nicht nur um den finanziellen Aufwand, sondern auch um alle benötigten Ressourcen wie Know-how, Anlagen, Testmöglichkeiten und weitere Infrastruktur. Auch hier trennen wir nach einmaligen Aufwand, damit den eigentlichen Projektkosten und wiederkehrendem Aufwand, in der Regel Wartungskosten.

Wirtschaftlichkeit

Mit den Nutzen- und Aufwandschätzungen lässt sich eine erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung anstellen. Bei kapitalintensiven Vorgaben dürfen dabei auch ruhig mögliche Zinskosten einfliessen. So kann eine Pay-back-Periode mal geschätzt werden. Und diese muss deutlich unter der möglichen Nutzungsdauer des Projektergebnisses liegen, sonst lohnt sich das Vorhaben nicht.

Risiken erkennen

Risikomanagement soll ein Projekt während der ganzen Projektdauer begleiten. Gerade am Anfang ist darum eine Risikoanalyse wichtig. Dazu benötigen wir eine Liste mit den möglichen Risiken. Diese teilen wir auf in die Risiken des Projektes und des Projektergebnisses. Währende erstere ein Gegenstand des Projektmanagements sind, muss die zweite Gruppe im Entwurf des Projektergebnisses berücksichtig werden.

Unabhängig davon müssen die Risiken nach Eintretenswahrscheinlichkeit und Schadensausmass beurteilt werden. In dieser Phase genügt eine jeweils dreistufige Einteilung von geringer, mittlerer oder hoher Eintretenswahrscheinlichkeit und kleinem, mittlerem oder grossem Schadensausmass. Damit lässt sich schon ein erstes Risikoportfolio gestalten. Übersteigen die möglichen Risiken die eigenen Mittel zur Abwehr und Behebung, darf das Projekt aus Risikogründen nicht durchgeführt werden.

Projektportfolio

Es ist nun Aufgabe der für das Projektportfolio verantwortlichen Führungskräfte die erarbeiteten Informationen kritisch zu prüfen. Spricht alles für das Projekt, kann es in das Projektportfolio eingereiht werden. Wie dies geschieht und welche Folgen dies für das Projekt hat, behandeln wir in einem anderen Artikel.

Projektwürdigkeit geprüft

Wir sehen also, es gibt bereits beim Start eines Projektes einige Überlegungen anzustellen. Damit verhindern wir, dass wir unsere Kräfte verzetteln, unrealistischen Ideen hinterherrennen. Und dann hiesse es: Ausser Spesen nichts gewesen.

Ein Überblick zu den wichtigsten Elementen eines Projektes findet sich auf dem Projektmanagement-Canvas.