Die Organe sind das, was einen Verein zum Leben erweckt und am Leben erhält. Gesetz und Statuten regeln, welche Organe es gibt und welche Aufgaben sie haben. Die gesetzlichen Muss-Vorschriften haben Vorrang und müssen eingehalten werden. Aber keine Angst, das schweizerische Zivilgesetzbuch ist sehr liberal ausgestaltet und lässt den Vereinen grosse Gestaltungmöglichkeiten.
Welche Organe gibt es?
Vom Gesetz vorgeschrieben sind zwingend:
- Vereinsversammlung (auch Mitglieder-, General- oder Hauptversammlung genannt)
- Vorstand
- Revisionsstelle
In den Statuten können weitere Organe bestellt werden:
- Ausschüsse
- Kommissionen
Was regelt das Gesetz?
Die Art. 64 uff. des ZGB regeln die Aufgaben und Pflichten der einzelnen Organe. Bei Unsicherheiten lohnt sich ein Blick in den Gesetzestext.
Kurz zusammengefasst:
| Vereinsversammlung | Oberstes Organ des Vereins, beschliesst über alles, was nicht anderen Organen übertragen wurde. Insbesondere Wahl des Vorstandes, Aufsicht über die Organe, Aufnahme/Ausschluss von Mitgliedern, sofern in den Statuten nicht anders bestimmt. |
| Daraus folgt auch „Dechargé-Erteilung“ / Entlastung der Organe durch Abnahme von Jahresbericht (Tätigkeitsbericht) und Jahresrechnung. | |
| Vorstand |
Vertritt den Verein nach aussen (Art. 69) Führung der Buchhaltung (Art. 69 a) |
| Revisionsstelle | Prüfung der Jahresrechnung (Bilanz- und Erfolgsrechnung), bei buchführungspflichtigen Vereinen nach ZGB Art. 69b ist eine umfassende Prüfung nach OR vorgegeben. |
| Weitere Organe | Der Gesetzgeber macht keine Vorgaben zu den zusätzlichen Organen, Art. 64 uff. machen nur Vorgaben zur minimalen Organisation. Allerdings dürfen die zusätzlichen Organe nur zum Vereinszweck eingesetzt werden, da die Mitgliederinteressen gewahrt werden müssen. |
Was können die Statuten regeln?
Der Phantasie sind hier kaum Grenzen, ausser den wenigen gesetzlichen, gesetzt. Für die Praxis hier einige Hinweise.
| Vereinsversammlung |
Bewilligung oder zu Kenntnisnahme des Jahresprogrammes, daraus kann auch gefolgert werden, dass Budget und Mitgliederbeiträge durch die Vereinsversammlung abgenommen werden müssen. Mitgliederbeiträge müssen durch die Vereinsversammlung bewilligt werden, da dies eine Verpflichtung aus der Mitgliedschaft ist. Das Mitglied muss über die Höhe seiner Verpflichtung bestimmen können. Hingegen ist es in der Praxis oft hinderlich, wenn das Budget erst an der einzigen Vereinsversammlung bewilligt wird, das Geschäftsjahr aber bereits weit fortgeschritten ist. Darum sollten die Statuten die Budgethoheit dem Vorstand übertragen. |
| Die Statuten können die Aufnahme oder den Ausschluss von Mitgliedern durch die Vereinsversammlung festlegen. Aber andere Regelungen sind auch zulässig, wie zum Beispiel Aufnahme durch den Vorstand, Ausschluss durch den Vorstand und ... durch die Vereinsversammlung. | |
| Vorstand |
Regelung der Wahl des Vorstandes, Amtsdauer, Amtszeitbeschränkungen. Häufig wird nur das Präsidium direkt gewählt, die anderen Vorstandsmitglieder werden ohne Chargen gewählt und der Vorstand konstituiert sich dann selber. Es ist in den Statuten auch sinnvoll, die Vertretung des Präsidiums (Vizepräsident) zu regeln, damit bei einem Ausfall des Präsidiums die Weiterführung geregelt ist und sich der Vorstand in einer solchen Situation noch in unnötige Querelen, Machtkämpfe, etc. verstrickt. |
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Die Vertretung nach Aussen kann in den Statuten auch besonders geregelt werden. So zum Beispiel die Kollektivzeichnungspflicht zu Zweien, manchmal so gar noch auf besondere Chargen bezogen. Zum Beispiel können die Statuten vorsehen: „Bei Finanzgeschäften zeichnet der Präsident mit dem Kassier gemeinsam.“ Es ist jedoch zu beachten, dass solche Vorgaben auch die Aufgaben des Vorstandes einschränken können. Bei Vereinen mit grossen Vermögenswerten kann es sinnvoll sein, so das Vier-Augen-Prinzip einzurichten. |
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Die Statuten können die Aufgabenteilung im Vorstand regeln, Details dazu werden dann in einem Organisationsreglement oder in Pflichtenheften festgehalten. |
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| Revisionsstelle |
Sofern keine Prüfung nach OR notwendig ist, können in den Statuten die Prüfungsaufgaben noch genauer beschrieben werden. Die Statuten regeln die Wahl, Amtsdauer, Amtszeitbeschränkungen und allfällige Unvereinbarkeiten für Mitglieder der Revisionsstelle. Es liegt auf der Hand, dass Vorstandsmitglieder nicht der Revisionsstelle angehören können. Dies würde alle Regeln von good governence verletzen. Die Statuten können festlegen, ob die Mitglieder der Revisionsstelle aus eigenen Mitgliedern bestellt wird oder ob eine externe Kontrollstelle beauftragt wird. Ohne gesetzliche Buchführung kann die Revisionsstelle in der Regel problemlos durch eigene Mitglieder vorgenommen werden, da keine besondere Anforderungen notwendig sind. |
| Ausschuss |
Dauerende oder temporäre Organe für besondere Aufgaben. Zum Beispiel Spielkommission. Mitglieder sind in der Regel Teile des Vorstandes. Ein Reglement regelt die Organisation, Aufgaben und Kompetenzen. Die Wahl und Aufgaben sind in den Statuten entweder bereits vorgegeben oder die Statuten lassen es mit einer Generalklausel zu, im Sinne von: Der Vorstand kann für besondere Aufgaben aus seinen Reihen einen Ausschuss bilden. |
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Da ein Reglement für über den Ausschuss eine Erweiterung der Statuten darstellt, ist es sinnvoll, das Reglement von der Vereinsversammlung bewilligen zu lassen. Zwingend ist dies nicht, es darf auch der Gesamtvorstand alleine darüber beschliessen, wenn es die Statuten nicht anders vorgeben. |
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| Kommission |
Dauernde oder temporäre Organe für besondere Aufgaben. Zum Beispiel Organisation-Komitee für Grümpelturnier. Hier können auch nicht Vereinsmitglieder dabei sein. Häufig wird die Kommission von einem Vorstandsmitglied präsidiert. |
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Auch wenn es möglich wäre, die Kommissionen oder Ausschüsse mit möglichst viel Autonomie auszustatten, lohnt es sich, in den Statuten gewissen Einschränkungen vorzusehen, damit die Vereinsversammlung als oberstes Organ auch über die Aktivitäten dieser Organe im Bilde ist. |
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Ausschuss und Kommission werden häufig gleichwertig verwendet. Sinnvoll ist ein Unterscheidung, da ein Ausschuss aus Mitgliedern eines bestehenden Organs gebildet wird, während in eine Kommission weitere Mitglieder, sogar aussenstehende Personen, einberufen werden können und die Leitung oftmals einem Mitglied eines Organs übertragen wird. |
Nun, dies sind alles formale Erfordernisse, welche einem Verein eine Struktur geben. Aber das ganze wird nicht zum wirklichen Leben erweckt, wenn der Esprit, der Geist, das Feuer für die Idee des Vereins fehlt. Und dies können nur die Menschen leisten, welche hinter dem Verein stehen.