Projektrisiken

Ein wesentliches Element, welches ein Projekt beschreibt, ist das Risiko. Jedes Projekt betritt Neuland und damit sind Risiken verbunden. Es gibt unterschiedliche Risikostrategie, welche weder schlecht noch gut sind, aber der Situation angepasst sein müssen, damit sich der Projekterfolg einstellt:

• Risiken negieren: Es wird schon gut gehen, Vogel-Strauss-Politik,
• Risiken abwehren: Alle Massnahmen ergreifen, welche sämtliche Risiken abwehren
• Risiken managen: Bewusster Umgang mit Risiken auf Grund einer Analyse, um Klarheit über Massnahmen und Kosten zu haben.

Je nach Situation können die beiden ersten Risikostrategien erfolgreich sein. Aber wenn trotz negierter Risiken eines eintritt, kann dies das Überleben gefährden. Oder wenn die Kosten für die Abwehr aller möglicher Risiken den Ertrag übersteigen, ist ein baldiges Ende in Sicht.

Darum lohnt sich ein Mittelweg, nämlich die Risiken bewusst zu managen.

Ein systematisches Vorgehen hilft dabei, sich nicht zu verzetteln:

1. Risiken identifizieren
2. Risiken gewichten
3. Denkbare Ursachen finden
4. Vorbeugende Massnahmen planen
5. Frühwarnsystem einrichten
6. Eventualmassnahmen planen

1 Risiken identifizieren

Glücklich ist, wer sich auf eine SWOT-Analyse abstützen kann. Dann liegen bereits viele Risiken (das T für Threads) vor. So oder so aber muss die Liste der Risiken erstellt werden. Hilfreiche Denkanstösse können aus einer Umfeldanalyse kommen, in dem die externen Wirkungskräfte aufgezeigt werden. Von diesen können Risiken ausgehen. Ihnen fehlen aber die internen, systeminhärenten, Risiken. Da hilft dann eine Prozesslandkarte oder wo vorhanden natürliche Ergebnisse aus einem Qualitätsmanagement-System.

Die Risiken müssen wir möglichst genau beschreiben. Oft ist beim Zusammentragen schon klar, was damit gemeint ist, aber ob wirklich ein gemeinsames Verständnis dafür vorhanden ist, zeigt sich erst im Detail. Also «Grippenwelle» sagt nicht so viel wie «Personalausfall wegen Grippenwelle». Diese Sammlung soll möglichst offen geschehen, erst im nächsten Schritt, Gewichtung, werden wir unwahrscheinliche Risiken aussortieren. Die gesammelten Risiken ordnen wir nach für uns sinnvolle Kriterien. Auf alle Fälle aber unterscheiden wir zwischen Projekt-Risiken und Risiken des Projektergebnisses. Ein Projektrisiko kann sein, dass wegen Verzögerungen das Produkt zu spät am Markt ist. Ein Risiko des Projektergebnisses könnte sein, dass ein Konkurrent von uns unerkannt ein Substitutionsprodukt lanciert hat.

2 Risiken gewichten

Es liegt auf der Hand, nicht jedes Risiko ist gleich bedrohlich. Hier hilft ein Verfahren, die Risiken zu gewichten. Wir beurteilen die Eintretenswahrscheinlichkeit und die Tragweite eines Risikos. Man kann ganz ausgefeilte Methoden dazu beiziehen. Oft aber fehlen eigentliche Massstäbe. Wir bilden je drei Kategorien mit den Werten 1 für tief, 2 für mittel und 3 für hohe Eintretenswahrscheinlichkeit sowie 1 für tiefe, 2 für mittlere und 3 hohe Tragweite. Dabei wird es vielleicht auch Diskussionen geben, in denen es heisst: «Dieses Risiko tritt niemals ein». Wenn Einigkeit besteht, legen wir dieses Risiko auf die Seite, um es bei der nächsten Überarbeitung des Risikoportfolios nochmals zu überprüfen. Vielleicht hat sich das Umfeld verändert, und das Risiko hat eine höhere Eintretenswahrscheinlichkeit.

Mit den gewichteten Risiken lässt sich eine hübsche Matrix bilden.

Das Ziel wird es sein, die roten und orangen Risiken Richtung grün zu bewegen. Dazu benötigen wir die nächsten Schritte. Sehen wir uns mal einen Dachdecker an.

3 Denkbare Ursachen finden

Um adäquate Massnahmen entwickeln zu können, brauchen wir die Ursache, warum ein Risiko eintreten kann. Ein Dachdecker kann auf einem Steildach ausrutschen, weil das Dach rutschig ist.

4 Vorbeugende Massnahmen planen

Als Massnahme gegen das Gleiten trägt er Sicherheitsschuhe, welche einen besseren Halt geben. Das ist dann eine Vorbeugende Massnahme. Solche Massnahmen treffen wir sehr oft bereits unbewusst.

5 Frühwarnsystem einrichten

Wovon hängt es ab, ob ein Dacht rutschig ist? Regen, Schnee und Laub tragen sicher dazu bei. Das Wetter-App warnt davor. Auch ein Blick auf das Dach vor dem Einsatz verhilft zu einem Überblick. Solche Indikatoren sind häufig einfach vorhanden und müssen nicht extra aufgebaut werden.

6 Eventualmassnahmen planen

Falls der Dachdecker trotz allen Vorsichtsmassnahmen, oder eben Vorbeugenden Massnahmen, ausgleiten würde, hält ihn ein Sicherungsseil zurück. Eine solche Dachsicherung ist eine Eventualmassnahme, welche erst im Falle eines Falles zum Tragen kommt.

Eine der häufigsten Eventualmassnahme ist der Abschluss einer Versicherung. Falls was passiert, ist jemand da, der dann für den Schaden aufkommt.

Das Risikoportfolio

Alle diese Erkenntnis listen wir fein säuberlich auf. Zudem versehen wir für Vorbeugende Massnahmen, Indikatoren und Eventualmassnahmen die einzelnen Risiken mit den Kosten. Stellen wir diese Kosten denjenigen eines eingetretenen Risikos gegenüber, wissen wir auch, ob es sich lohnt, Massnahmen zu treffen oder einfach damit zu leben.

Eine spannende Sache für die Projektsteuerung.

Periodische Überprüfung

Leider ist es mit dem Risikoportfolio nicht mit einer einmaligen Aufnahme getan. Das Portfolio muss regelmässig überprüft werden. Dabei können wir uns folgende Fragen stellen:

• Sind die getroffenen Massnahmen ergriffen worden?
• Gibt es neue Vorbeugende Massnahmen oder zur Schadensminderung?
• Gibt es neue Risiken?
• Sind bestehende Risiken hinfällig geworden?

Die Häufigkeit hängt von Umfang und Dauer des Projektes ab. Aber mindestens jeder Phasenstart soll mit einem bereinigten Risikoportfolio beginnen.

Ein Überblick zu den wichtigsten Elementen eines Projektes findet sich auf dem Projektmanagement-Canvas.