Die Projektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe der verantwortlichen Personen während der Projektdauer. Je nach Projekt-Prozessen können die Projektsteuerung und die damit verbundenen Aufgaben von verschiedenen Personen wahrgenommen werden. Das einfache, aber wirksame Denkmodell PDCA-Zyklus oder Demingkreis helfen, die Projektsteuerung wahrzunehmen. Weitere Information von Wikipedia hier.

Für das Projektmanagement bedeuten die vier Felder von Plan - Do - Check - Act im wesentlich folgendes:

Plan

Im Abschnitt Projektplan wird das Vorgehen beschrieben. Im Sinne der Projektsteuerung sind aber noch weitere Aktivitäten zu planen. Nämlich die Aufgaben der Projektsteuerung selber. Denn diese verursacht einerseitst Aufwand, welcher geleistet werden muss, bindet Ressourcen und unterliegt genau gleich wie die Projektaktivitäten einer Qualitätssicherung. Das tönt jetzt noch recht abstrackt. Konkrete Aufgaben könnten sein:

• Bis Ende des Monats ist der Detailplan für die Designphase und die Grobplanung für die Folgephasen erstellt
• Der Meilenstein 1 wird mit einem Walktrough durch die Projektleitung und die Projektmitarbeitenden A, B und D geprüft
• Mit dem Ende der Planungsphase wird das revidierte Projektbudget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorgelegt

Hilfreich ist es, wenn diese Aufgaben nicht nur als Prosatext festgehalten werden. Eine systematisch Zuordnung zu Was wird durch Wen, bis Wann Womit erledigt, schaft die nötige Verbindlichkeit und Transparenz.

Do

Die Ausführung obligt nun gemäss obigen Aktivitätenplan den verantwortlichen Personen.

Check

Dieser Schritt ist für die Qualität der Projektsteuerung von grosser Bedeutung. Dabei sind es immer die Fragestellungen nach Effizienz und Effektivität. Tun wir das Richtige richtig. Werden in der Planung bereits Prüfpunkte festgehalten, wird dieser Schritt stark erleichter.

Act

Aus den Ergebnissen des Schrittes Check werden notwendige Massnahmen abgeleitet. Entweder wird das Produkt nochmals überarbeitet und der Plan entsprechend angepasst oder es wird freigegeben. Allenfalls führen Erkenntnisse aus der Überprüfung auch dazu, dass im nächsten Zyklus gewisse Aufgaben ander geplant werden.

Der PDCA-Zyklus ist ein Instrument der Qualitätssicherung als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) gedacht. Aber diese Denkhaltung hilft, die Projektsteuerung selber kritisch zu verfolgen.

Ein Überblick zu den wichtigsten Elementen eines Projektes findet sich auf dem Projektmanagement-Canvas.