Projektressourcen

Veröffentlicht: Freitag, 15. November 2019 Geschrieben von Super User Drucken E-Mail

Projektressourcen

Wollen wir ein Projekt stemmen, wissen wir, dass dies mit den üblichen Mitteln nicht möglich ist. Wir brauchen dazu zusätzliche Mittel. Schauen wir zuerst an, welche Ressourcenarten für ein Projekt notwendig sind:

  1. Finanzen sind wohl die vordergründige Ressourcenart. Mit dem Geld beschaffen wir vor allem Leistungen von aussen. Zum Beispiel Softwarelizenzen, Arbeitskräfte, Baumaterialien und vieles andere mehr.
  2. Wissen oder Knowhow sind für ein Projekt eine besondere Ressource. In der Regel verfügen wir nicht über Erfahrungswissen, da wir mit dem Projekt ja etwas Neuartiges realisieren.
  3. Arbeitszeit für die Leistungen, welche durch Projektmitarbeitende und Gremien erbracht werden müssen.

Anhand der Prüfung der Projektwürdigkeit kennen wir bereits den ungefähren Bedarf an Projektressourcen.

Grundsätzlich können Wissen oder Arbeitszeit durch finanzielle Mittel zugekauft werden. Oder umgekehrt müssen bei fehlendem Geld das Wissen und die Arbeitszeit intern gefunden werden.

Finanzielle Mittel

Hier gibt es zwei limitierende Faktoren:

  1. Haben wir, volkstümlich gesprochen, das Geld auf der Hohen Kante?
  2. Können wir auf Grund der Regeln über das Geld nach dem Bedarf des Projektes verfügen?

Im ersten Fall genügt ein Blick auf die Bilanz, welche uns sagt, ob wir über das Geld als Eigenkapital in den Passiven verfügen dürfen und in den Aktiven es auch flüssig vorhanden ist. Wenn nicht, braucht es einen entsprechenden Finanzierungsplan, welcher die Mittel sicherstellt.

Im zweiten Fall gilt es, die internen Vorgaben von Budgetkompetenzen und Finanzkompetenzen zu prüfen, wie die Projektmittel bereitgestellt werden können.

Wissen

Wissen soll hier umfassend verstanden sein. Nicht nur die Theorie, sondern auch praktische Erfahrungen sollen hier einfliessen. Damit wollen wir sicherstellen, dass praktikable Ergebnisse erzielt werden. Ersteres kann durch Ausbildung erworben und über Testate oder Diplome nachgewiesen werden. Das Erfahrungswissen basiert auf selbst durchgelittene Projekte. Erfolge oder Misserfolge sind hinweise auf die Erfahrungen. Wobei Misserfolge die Lernkurve ohne weiteres positiv beeinflussen können.

Es zwei Wissensgebiete zu unterscheiden:

  1. Projektmanagement-Wissen
  2. Wissen über das Projekt-Thema

Projektmanagement-Wissen kann gut aus anderen Projekten auf das neue Projekt übertragen werden. Dazu braucht es lediglich den Willen, das Wissen situationsgerecht anzuwenden. Die Frage dabei ist, wie das Projekt anzupacken ist.

Wissen über das Projektthema ist eng mit dem gewünschten Ergebnis verbunden. Aber auch hier lässt sich analoges auf das konkrete Projekt übertragen. Bei wirklich neuartigen Projekten ist es aber manchmal auch gar nicht möglich, zum Projektthema bereits umfassendes Wissen zu haben. Es wird im Laufe des Projektes erworben. Die Frage dabei ist, was in das Projekt einzupacken ist.

Am angenehmsten ist es, wenn das notwendige Wissen bereits in der eigenen Organisation vorhanden ist. Wir haben Personen mit Projektmanagementerfahrung wie auch Fachleute aus dem Projektthema.

Fehlt es, kann es entweder durch Ausbildungsmassnahmen erworben werden oder es kann von Extern dazu gekauft werden. In beiden Fällen sind zusätzliche finanzielle Mittel notwendig.

Aber häufig ist es so, dass in einer Organisation mehr Wissen vorhanden ist, als auf den ersten Blick zu vermuten ist. Diese zu entdecken ist eine vornehme Führungsaufgabe und fördert zu dem die Menschen in der Organisation.

Arbeitszeit

Vielleicht würde man schon glücklich sein, wenn die beiden Projektressourcen Geld und Wissen abgedeckt sind und mit dem Projekt gleich beginnen.

Es ist aber ein Wesen der Projekte, dass diese, in welchem Umfang auch immer, Arbeitszeit aus der Organisation benötigt.

  1. Projektmitarbeitende, welche extra für dieses Projekt eingesetzt werden, stehen dann in der Linie nicht zur Verfügung. Hier gibt es rasch mal Interessenkonflikte zwischen Linie und Projekt, wenn es um die Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter geht.
  2. Fachleute, welche Auskünfte erteilen oder Informationen beschaffen müssen, benötigen dazu Arbeitszeit
  3. Entscheidungsgremien müssen sich vorbereiten. Dafür ist auch zeitlicher Aufwand zu leisten.

Häufig wird dieser Aufwand massiv unterschätzt. Und oft werden diese Kosten in der Projektkalkulation nicht berücksichtigt. Es handelt sich ja um «eh da-Ressourcen».

Herkunft der Ressourcen

Erst wenn wir uns einen Überblick über den Ressourcenbedarf verschafft und diesen auch gehörig quantifiziert haben, können wir uns überlegen, woher diese Ressourcen kommen.

Toll ist es, wenn das Portfoliomanagement über einen entsprechenden Pool verfügt und daraus die Mittel dem jeweiligen Projekt zur Verfügung stellt. In einer kleinen Organisation gibt es diese Möglichkeiten kaum. Hier ist es die Aufgabe der Führung, die notwendigen Ressourcen aus den laufenden Mitteln bereitzustellen. Und da wird es dann vielleicht auch heissen, dass man sich nach der Decke zu strecken hat. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Der Projektplan wird so aufgeteilt werden, dass er kongruent zu den verfügbaren Ressourcen ist. Das heisst, wir passen den Zeitplan entsprechend an. Damit wird das Projekt länger dauern. Ist der Einführungstermin nicht sakrosankt, so ist das machbar.
  • Der Projektumfang wird auf das Machbare zurückgestutzt. Sind die Zielsetzungen und Prioritäten klar definiert, wird das rasch möglich sein. Das Eisenhower-Prinzip mit der Aufteilung nach Dringlich und Wichtig kann eine gute Hilfe sein. Oder eine Zielpräferenzmatrix hilft, die prioritären Aufgaben festzulegen.
  • Das Projektvorgehen wird eingehend auf Kosten/Nutzen geprüft. Möglicherweise ergeben sich auch neue Lösungsansätze, z.B. die Verwendung von Standardsoftware statt Eigenentwicklung.

Bei den Projektkosten, welche zu einem direkten Geldabfluss führen, sprechen wir von Primärkosten (cash drain). Diese wirken sich auch direkt auf Bilanz und Erfolgsrechnung aus. Diejenigen Projektaufwendungen, welche intern erbracht werden, heissen Sekundärkosten. Diese entstehen durch die Saläre der Mitarbeitenden oder Verwendung von Materialien, Hilfsmitteln oder Infrastruktur aus dem laufenden Betrieb. Häufig werden diese Kosten nicht dem Projekt zugerechnet, weil sie als sogenannte «eh da»-Kosten betrachtet werden. Diese ungenügende Beachtung der Sekundärkosten verzerrt das Projektresultat massiv. Dies aber zu vertiefen, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen.

Ein Überblick zu den wichtigsten Elementen eines Projektes findet sich auf dem Projektmanagement-Canvas.

 

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